Módulos inteligentes que integram o seu sistema
Hospedagem
A ferramenta de Hospedagem permite que, em tempo real, o hoteleiro possa visualizar a disponibilidade das acomodações, a visualização de todos os hóspedes na casa, próximos check ins e próximos check outs, tudo em uma única tela, de forma fácil e ágil. As informações mais utilizadas pelo hoteleiro possuem botões pré-definidos que permitem que, em apenas um click, tenham o resultado esperado.
Todo o gerenciamento das reservas é feito nessa ferramenta possibilitando diversas ações, como por exemplo:
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Medir a origem e segmento das reservas, permitindo entender o canal e o motivo da vinda do hóspede, possibilitando maior assertividade e direcionamento personalizado nas campanhas de publicidade;
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Efetuar check ins e check outs no hotel ou online;
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Permitir lançamentos da conta, separados em conta individual por hóspede no apartamento e as despesas a serem faturadas para empresas, separadas dos lançamentos individuais do hóspede na emissão de extrato da conta e RPS;
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Efetuar o fechamento do caixa e o controle de caixa interno do hotel;
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Possibilitar a emissão de nota fiscal.
Governança
A ferramenta de Governança permite ao gestor o total controle de arrumação das acomodações e áreas comuns do empreendimento.
Através de ícones intuitivos é possível verificar o status das acomodações e, com isso, designar com facilidade as atividades para os executores.
O Mapa de Apartamentos pode ser impresso ou visualizado online, através de tablet ou telefone celular, sem necessidade de instalar nenhum aplicativo, permitindo a atualização do status da tarefa em tempo real, facilitando e agilizando a disponibilização das acomodações e áreas do empreendimento.
Também é possível utilizar a ferramenta de inspeção para garantir a qualidade dos serviços.
O controle de Achados e Perdidos é feito pela ferramenta de Governança.
Financeiro
A Allbooked controla o Contas à Pagar, o Contas à Receber e suporta a atividade de conciliação de pagamentos e recebimentos através de telas descomplicadas e com informações completas. É possível complementar o processo fazendo upload de documentos como NF e comprovantes de pagamento que ficarão anexados ao lançamento.
A ferramenta gera o Fluxo de Caixa e o Demonstrativo de Resultado (DRE) permitindo total visão do seu empreendimento em relação aos resultados e possibilitando maior eficiência na administração financeira com assertividade nas tomadas de decisão.
Auditoria Noturna
Através dos relatórios gerados pela auditoria noturna é possível ter a visão geral do empreendimento e, dessa forma, tem um papel fundamental na qualidade da gestão permitindo tomadas de decisão rápidas em relação a estratégia gerencial.
No fechamento noturno são gerados relatórios gerenciais de Contas à Pagar, Contas à Receber, Relatório Diário de Situação (RDS), Estatísticas e Ordens de Serviço, que são automaticamente enviados por e-mail para o responsável, permitindo análise rápida de resultados e a visão do próximo dia de forma ágil.
Estatística
A Allbooked lhe possibilita acesso a diversos relatórios como:
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Motivos de cancelamento de reserva – Entenda quais são os pontos que estão gerando eventuais cancelamentos para analisar a necessidade de mudanças de estratégia;
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Produção de reservas – Saiba como as reservas chegam até você: por empresa, agência, reservas diretas. Entenda o perfil de suas reservas: número de reservas, receita por hospedagem, diária média;
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Estatística de origem do hóspede – Conheça de onde vem seu hóspede, personalize o atendimento, seja assertivo em suas campanhas publicitárias;
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Análise de performance – Analise os últimos 6 meses de seu empreendimento com índices como margem de contribuição, ponto de equilíbrio, custo por apartamento alugado e não alugado e custo total;
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Previsão de ocupação e receita – Visualize a previsão de ocupação e receita com base nas reservas efetuadas no sistema e tenha uma previsão de caixa para o seu negócio.
Gerenciamento de tarifas
Com a ferramenta de Gerenciamento de Tarifas a Allbooked permite ao hoteleiro definir sua estratégia de descontos para que o PMS reaja conforme a sua necessidade:
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Acordos Comerciais – Permite que se criem tarifas personalizadas para empresas que tenham recorrência de hospedagem;
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Tarifas – Criação de tarifas personalizadas baseadas em atributos como tempo de estadia e dias de antecedência entre a formalização da reserva e a data do check in, períodos do ano, categoria do apartamento, número de pessoas, dias da semana e outros atributos;
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Pacotes – Criação de pacotes que permitem adicionar itens ao valor da diária, gerenciar itens inclusos na diária, ou cobrar itens de forma separada como estacionamento, passeios, e PET, por exemplo;
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Descontos Estratégicos – Implementação de estratégia de tarifas e descontos baseados na taxa de ocupação e na proximidade da data de check in em relação a data de efetivação da reserva. Essa ferramenta reage conforme a ocupação do hotel no período solicitado para a reserva, e automaticamente oferta promoções, permitindo ao hoteleiro planejar sua estratégia tarifária, aumentar a venda direta e dar liberdade de negociação para sua equipe, não tendo de tomar decisões de última hora e ganhando mais tempo para cuidar do acolhimento de seus hóspede.
MÓDULO AllSales
Motor de reservas
Nosso Motor de Reservas é totalmente integrado ao PMS permitindo ao hoteleiro oferecer as melhores tarifas e pacotes ao hóspede, incentivando as vendas diretas e aumentando diretamente a rentabilidade da estadia.
A ferramenta é facilmente personalizada com a identidade visual do empreendimento e cria uma URL que pode ser utilizada, além do site, em redes sociais, comunicação por e-mail ou WhatsApp.
Além das reservas diretas o Motor de Reservas Allbooked é integrado com o Channel Manager, o que permite a comunicação e automatização do processo com as OTA’s, evitando lançamentos manuais, eventuais erros de lançamento e overbooking. Essa integração aumenta a visibilidade do seu empreendimento e expõe os seus diferenciais para os seus hóspedes.
É possível a criação de tarifas exclusivas para o Motor de Reservas Allbooked, aumentando ainda mais seu gerenciamento e controle sobre a rentabilidade das estadias..
MÓDULO AllServices
Ferramenta pensada para organizar o atendimento das tarefas do dia a dia, executar inspeções e programar as atividades de manutenção preventiva. Mede, monitora e distribui as tarefas de cada departamento, sejam equipes internas ou externas do hotel.
Com o módulo AllServices é possível registrar, medir e monitorar todos os chamados do hotel, sejam solicitações de hóspedes, reclamações, ordens de serviço para equipe de manutenção, governança ou qualquer outro departamento do hotel.
O hóspede também pode abrir chamados para a equipe do hotel, o sistema prioriza automaticamente estes chamados, dando ao hóspede a atenção necessária para a prestação de um serviço de excelente qualidade.
Abra os chamados por computador, celular ou tablet de qualquer lugar e sem se preocupar com quem deve resolvê-los, o Allbooked enviará o chamado para a pessoa correta no seu hotel ou fora dele.
Gerencie e monitore as tarefas de todos os departamentos do hotel e melhore a qualidade e o serviço prestado ao hóspede.
É possível programar atividades preventivas em equipamentos, áreas ou apartamentos do hotel.
As atividades não necessitam ser exclusivamente relacionadas a manutenção, é possível programar o giro dos colchões para apartamentos de um andar ou ala do hotel, grandes limpezas, ou o vencimento de certificados ou certidões.
Toda atividade repetitiva pode ser adicionada, direcionada para o setor responsável por executá-la, e monitorada.
Todas as ordens de serviço são direcionadas para as equipes solucionadoras por e-mail ou para o dispositivo móvel do usuário.
Alertas são enviados para o gestor do departamento informando que a tarefa ultrapassou o prazo previsto para sua execução.
Adicione fotos ou documentos aos chamados, facilitando o entendimento e evidenciando o problema.
Observações para melhorar a descrição da atividade a ser realizada também podem ser inseridas na abertura do chamado, como também é possível adicionar observações durante a execução da atividade explicando o que foi realizado ou o que ainda será realizado.
Através do log é possível identificar cada usuário e atividade realizada na ordem de serviço.
Todos os dados são armazenados em datacenter com backup, antivírus, e a proteção necessária para o seu negócio.
Com o módulo de inspeção é possível avaliar o serviço executado por um colaborador ou fornecedor na realização de alguma atividade.
Crie inspeções em apartamentos, visitas técnicas, ou equipamentos, e através da execução da inspeção registre os problemas encontrados e avalie sua equipe e fornecedores.
Entenda através dos relatórios os principais problemas, ocorrências, reclamações ou atividades do hotel.
Identifique áreas ou equipamentos de maior ocorrência de problemas.
Analise a performance de sua equipe visualizando tempo de execução, reação e solução das atividades.
MÓDULO AllGuest
O módulo AllGuest disponibiliza todas as facilidades que o hóspede terá em seu hotel ou pousada.
Comodidades que aumentam a qualidade do serviço prestado, agiliza o acesso às informações e facilita as solicitações do cliente. Por consequência, o AllGuest passa a ser parte da Equipe do Hotel, suportando todo o processo de atendimento.
Totalmente interativo com o hóspede, permite o seu check in e checkout online, com opção de efetuar o pagamento também online.
De forma simples e rápida é possível divulgar cardápios, serviços, guia de canais, agenda de eventos, customizado conforme a necessidade do empreendimento.
Com ele o hóspede efetua pedidos ao restaurante sem sair do apartamento. Os pedidos são direcionados para a cozinha ou outra área do empreendimento.
Solicitações para governança ou outras áreas do hotel também podem ser feitas, como limpeza, toalhas, passeios, reserva de atividade recreativa ou qualquer outro item ou serviço. As solicitações são direcionadas para o departamento que fará o atendimento.
Através de links rápidos é possível contatar o empreendimento por WhatsApp, e-mail, telefone ou sistema de chat online.
Com o AllGuest o hotel elimina a necessidade de impressão de formulários ou panfletos, divulga de forma rápida e atualizada diversas informações e, o mais importante, com toda essa facilidade, fideliza seu hóspede!
Check in e Check out online
Cada vez mais as pessoas estão integradas com a tecnologia, com os procedimentos online e com a facilidade que isso proporciona. Pensando nisso a Allbooked desenvolveu o Check In e Check Out online.
Com essa ferramenta o hóspede tem a facilidade de confirmar sua reserva com antecedência, preencher a sua Ficha de Registro de Hóspede e efetuar o pagamento de acordo com a política do empreendimento online. Isso agiliza todo o processo de check in, já que os dados do hóspede estarão previamente preenchidos e inseridos no sistema, evitando preenchimentos manuais, filas no lobby do empreendimento e aglomerações desnecessárias.
Essa mesma facilidade é proporcionada no check out, onde o hóspede conseguirá acessar sua conta, verificar o consumo, o saldo e fazer o pagamento online, liberando automaticamente a acomodação para a recepção e, novamente, evitando filas e aglomerações desnecessárias.
Essa ferramenta também proporciona a quebra de barreira cultural, para pessoas que falam outras línguas, e até mesmo auxilia pessoas portadoras de deficiência auditiva, já que os dados são todos online e em diversos idiomas.
Esse processo ajuda na gestão de tempo da Equipe Hoteleira, para que possa se focar e melhorar ainda mais a qualidade do atendimento ao hóspede.
MÓDULO AllSpace
O AllSpace oferece ao hotel o armazenamento de documentos e imagens de forma segura, dentro da plataforma, com fácil acesso, sem necessidade de arquivos em papel.
Nesse módulo é possível armazenar documentos de suporte à lançamentos financeiros e chamados de serviços, como NF, comprovantes de pagamento, fotos do serviço a ser realizado e do serviço concluído.
Por padrão, a Allbooked disponibiliza 1GB de espaço inicial como cortesia aos seus parceiros e possibilita a opção de expansão do espaço, conforme a necessidade.
Tenha seu hotel ou pousada em suas mãos, com o controle gerencial centralizado e todas as informações necessárias em um click.
Segurança e outras funcionalidades
Disponibilidade
e segurança
A Allbooked está hospedada em um dos principais datacenters do Brasil: a Equinix. Há mais de 20 anos no mercado e com datacenters espalhados pelo Brasil e pelo mundo, a Equinix dispõe de todas as premissas de um datacenter robusto: redundância de links, backup, criptografia, controle de desastres, espelhamento entre datacenteres. Com isso, temos disponibilidade superior de 99% e segurança total de backup dos dados.
Acesso remoto ou local
Como a plataforma é em nuvem, pode ser acessada de qualquer local, de qualquer dispositivo, bastando ter acesso a internet.
Módulo PDV
Integração com sistema de PDV de terceiros para controle total do setor de alimentos e bebidas. Há possibilidade de novas integrações de acordo com a preferência do cliente.
Multi Propriedade
Nossa plataforma está preparada para gerenciar vários empreendimentos de um mesmo grupo, em um único login, em uma única console.
Através dessa ferramenta, além da facilidade e agilidade na gestão, existem cadastros que são comuns a todos os empreendimentos, como por exemplo o de Hóspedes, Empresas e Agências. Nestes casos, há um cadastro único que é disponibilizado para rede, evitando o retrabalho e dados desatualizados.
Restrição de acesso por IP ou horário
Para clientes que possuam link dedicado, a plataforma pode ser configurada para restringir o acesso apenas para dispositivos que estejam logados a rede interna. Além disso, pode ser configurada a faixa de horário e dia da semana em que um usuário poderá acessar o sistema.
Log de alterações
Toda alteração efetuada na plataforma gera um log, que não pode ser editado ou excluído, informando o usuário, a data, o horário e qual alteração foi efetuada. Essa funcionalidade permite total clareza e segurança sobre todas as atividades na plataforma.
Novidades e atualizações
Novas ferramentas, atualizações e possíveis correções da plataforma são feitas em tempo real e disponibilizadas automaticamente para toda a base de clientes, sem a necessidade de instalação ou envolvimento de equipe técnica para a atividade.
Perfil de usuário personalizado
Pensando em atender todos os perfis de gerenciamento de seus clientes a Allbooked permite a criação de diversos perfis de usuário personalizados, onde o hoteleiro define o que poderá ser visto e alterado por cada usuário.
Módulo NF-e
Integração para emissão de nota fiscal para mais de 1400 munícipios de acordo com a legislação vigente. lataforma é em nuvem, pode ser acessada de qualquer local, de qualquer dispositivo, bastando ter acesso a internet.